Event planen – Wie? Wann? Wo?

Das nächste größere Event steht vor der Tür? Mit PartyBooking24.com wird das Event Planen zum Selbstläufer!

Du willst eigenständig ein Event planen oder wurdest beauftragt, Dich darum zu kümmern? Egal, ob die nächste Messe, Musikveranstaltung, das nächste Meet-Up, ein Seminar, eine Konferenz oder die Abi-Party ansteht, wer ein Event mit vielen Besuchern planen möchte, hat vorab viele wichtige Details zu beachten. Wir haben für Dich die wichtigsten Fragen für eine gelungenes Event beantwortet. Mit unserer 10-Fragen-Checkliste behältst Du bei der Planung des nächsten Events einen kühlen Kopf und natürlich auch den Überblick.

Event Planen leicht gemacht - das sind die Grundlagen

Es gibt einige Dinge, die Du beachten solltest. Aus unserer Sicht sind die folgenden Punkte die wesentlichen Bestandteile, welche vor einem Event beachtet werden sollten. Mit Sicherheit gibt es noch viele weitere Themen, die in die Eventplanung mit einfließen. Allerdings muss jeder einen Anfang finden und dabei wollen wir Dich unterstützen!

Wann und wo willst Du das Event planen?

Idealerweise planst Du ein halbes Jahr im Voraus, um Terminüberschneidungen mit anderen und ähnlichen Events zu vermeiden. Für das „wo“ solltest Du Dir über die Gästeanzahl im Klaren sein. Wähle tendenziell eher eine kleinere als eine zu große Location. Sonst könnte nach dem Event der Eindruck entstehen, dass es nicht gut besucht oder gar ein Reinfall war.

Welche Auflagen müssen beim Event Planen seitens der Behörden beachtet werden?

Je nach Bundesland gibt es verschiedenste behördliche Auflagen, jedoch musst Du so gut wie in allen Bundesländern mindestens zwei Monate im Voraus eine öffentliche Veranstaltung anmelden und dafür auch volljährig sein.

Bei welchen öffentlichen Stellen muss mein Event angemeldet werden?

Auch hier gibt es leider keine Patentlösung. Sicher ist aber, dass sobald auf einer offiziellen Veranstaltung Musik abgespielt wird, Du sie bei der GEMA anmelden musst. Beim Event Planen solltest Du dies dementsprechend beachten.

Kommen für Deine Eventplanung eventuell Sponsoren in Frage?

Zum Thema Sponsoren ist zu sagen: In den meisten Fällen beteiligen sich regionale Firmen gerne an Events, um zeitgleich auf sich aufmerksam zu machen. Geld wandert selten über den Tisch. Die Sponsoren bringen sich lieber mit Sachleistungen ein.

Wie vermeide ich das mein Event beim Planen zur Kostenfalle wird?

Die betriebswirtschaftliche Seite darf beim Planen von Events nie vernachlässigt werden! Üblicherweise sollen die Eintrittspreise (falls geplant) die Kosten für die Gagen der Künstler und der Miete decken. Das Kerngeschäft läuft über den Verkauf von Getränken. Dementsprechend ist es sinnvoller, die Ticketpreise klein zu halten und einen Aufschlag auf die Getränke zu nehmen.

Wie verpflege ich die Gäste auf meinem Event?

Die einfachste, aber auch teuerste Lösung ist die Buchung von Dienstleistern wie Cateringunternehmen oder Foodtrucks. Bei Foodtrucks gibt es auch Businessmodelle, bei denen Du eine Standgebühr erheben kannst, dafür gehen die restlichen Einnahmen an den Betreiber. Sofern Du eigenständig die Verpflegung Eurer Gäste planst, bitte beachtet hierbei die jeweiligen HACCP-Konzepte, für beispielsweise die Ausgabe von warmen Speisen.

Zum Event Planen gehört natürlich auch das Thema Musik

Egal, ob DJ, Duo oder Band, eins ist gewiss, das Event steht und fällt mit den Künstlern. Deshalb ist es extrem wichtig, sich um alle Belangen der Künstler zu kümmern, welche im Vorfeld besprochen wurden. Welches Equipment benötigen sie beziehungsweise welches können sie selbst zur Verfügung stellen. Dein Event, Deine Gäste. Es liegt an Dir, die passenden Künstler für Deine Zielgruppe oder für das Motto des Events zu engagieren.

Wie kommuniziere ich das Event am besten bei meinen Gästen?

Das beste Werbemittel ist und bleibt die Mundpropaganda. Diese zu verbreiten ist allerdings schwierig bei einem Event, welches zum ersten Mal stattfindet. Deswegen musst Du mit einem Hingucker Lust auf Deine Veranstaltung machen. Ob Handmade oder Hochglanz, mit dem Design solltest Du eine klare Botschaft vermitteln und die richtige Zielgruppe ansprechen. Neben Flyern erzeugen Plakate noch mehr Aufmerksamkeit. Mit Hilfe der Social-Media-Kanäle kannst Du Deine Zielgruppe sehr gezielt ansprechen.

Welche „Stimmungsgaranten“ gibt es für Dein Event?

Die Stimmung auf Deinem Event hängt von mehreren Faktoren ab. Sobald Du alle bisherigen Fragen guten Gewissens beantworten konntest, hast Du einen sehr guten Anhaltspunkt für ein gelungenes Event. Location, Catering, Getränke, Musik, Unterhaltung und Dekoration, wenn diese Parameter aufeinander und miteinander abgestimmt sind, kann meist nur ein Unwetter die Stimmung trüben. Und auch dafür gibt es passende Lösungen!

Wie dekoriere ich ein Event?

Bei einer Mottoparty ist Dekoration natürlich Pflicht. Ansonsten solltest Du dir den Zeit- und Geldaufwand gut überlegen. Deko ist teuer und wird nur wahrgenommen, wenn sie wirklich gelungen und aufeinander abgestimmt ist. Also zum Thema Deko: Ganz oder gar nicht!

Du suchst die passenden Anbieter, um Dein Event zu planen?

PartyBooking24.com hat immer die richtigen Dienstleister und Anbieter für ein gelungenes Event. So schnell und einfach hast Du bestimmt noch nie zuvor Dein perfektes Event geplant und zusammengestellt. Natürlich kannst Du über unsere Plattform auch nur einen oder zwei Anbieter buchen, wenn Dir noch ein Highlight für Dein Event fehlen sollte.